Sistemas de Gestão Escolar: conheça essa nova tendência

Todos nós sabemos a importância da organização em qualquer negócio atualmente. Ela é um fator importantíssimo para o sucesso e, de fato, não pode faltar em lugar nenhum.

Nas instituições de ensino não poderia ser diferente. Assim como em qualquer tipo de negócio, uma gestão ordenada e bem estruturada é fundamental para o desenvolvimento da sua escola.

Se você está se perguntando como é possível maximizar a organização e a estabilidade na sua instituição de ensino, você está no lugar certo. Neste artigo vamos falar tudo que você precisa saber sobre o melhor instrumento para alcançar o que você procura: o sistema de gestão escolar.

O que é:

Um sistema de gestão escolar é um programa cujo objetivo é organizar, desburocratizar e digitalizar os procedimentos de uma escola. Acessível, principalmente em computadores, mas adaptável para smartphones e tablets, essa ferramenta é capaz de controlar e integrar todos os setores de atuação de uma escola.

Desse modo, a gestão da instituição de ensino se torna muito mais eficiente e segura. Informações que inicialmente seriam guardadas em papéis sem fim e de difícil acesso, serão armazenadas digitalmente, para que sejam facilmente acessadas e analisadas.

Agora que você já tem uma ideia do que é um sistema de gestão escolar, você deve estar imaginando de que forma ele pode ser utilizado. E é exatamente isso que vamos te mostrar agora.

Aplicações:

Como já foi dito anteriormente, o sistema de gestão pode controlar todos os processos de uma escola. Isso inclui o setor contábil, financeiro, pedagógico e o acadêmico.

Dentre as suas aplicações mais comuns, estão:

  • Controle de matrícula e de informações pessoais dos alunos e responsáveis;
  • Lançamento de notas;
  • Acompanhamento de desempenho de alunos;
  • Controle de frequência;
  • Emissão de boletos bancários;
  • Controle de inadimplência;
  • Emissão de boletins;
  • Controle do fluxo de caixa;
  • Geração de relatórios e gráficos periódicos.

Esses são algumas funcionalidades que o sistema pode possuir, mas não são obrigatórias. O ideal é que sejam analisadas as necessidades de cada escola e que o sistema seja personalizado de acordo com elas, de forma que ele supra com suas demandas.

Benefícios:

O sistema de gestão escolar é, com toda certeza, um diferencial para a sua escola. O produto em si já faz a instituição de ensino ser um destaque quando comparada a outras. No entanto, os resultados, o crescimento e a economia que ele proporciona são os maiores benefícios.

O sistema impulsiona todo o potencial que sua escola possui e retira vários obstáculos que podem ficar no caminho de seu desenvolvimento. Frente a isso, são inúmeras as formas que uma escola pode se beneficiar com um sistema de gestão.

Preparamos uma lista para ficar bem claro para você:

  • Aumento na captação de alunos e na posterior fidelização dos pais;
  • Gestão e controle financeiro excelentes;
  • Maximização da produtividade e satisfação da equipe acadêmica;
  • Redução das taxas de inadimplência;
  • Aumento da autoridade, transparência e confiabilidade da escola frente ao mercado;
  • Facilitação da análise de informações e resultados, acompanhada da melhoria na tomada de decisões;
  • Atualização tecnológica da escola, adequando-a às tendências atuais e preparando-a para o futuro;
  • Garantia do foco no cliente, não mais em atividades operacionais exaustivas e demoradas.

Sim, a lista é longa, mas não para por aí! Ela pode se estender mais e mais, dependendo das funcionalidades que se deseja implementar no sistema. E tudo isso em um espaço só.

Não há dúvidas sobre o motivo que levou essa ferramenta a ser uma grande tendência, alvo de enormes investimentos em todo o mundo atualmente.

Software x Nuvem:

Já mostramos o que é um sistema de gestão escolar, suas aplicações e seus benefícios de maneira geral. No entanto, é importante destacar a diferença entre as duas formas que essa ferramenta pode apresentar: online e offline.

Adianto que para saber qual é o melhor para a sua escola deve-se analisar qual faz mais sentido para a sua situação. Estamos aqui para esclarecer o que os diferencia e para ajudar na sua escolha. Além de explicar o título desta seção do artigo, claro.

  • Usabilidade e acesso

A primeira diferença, e a mais evidente, é que o sistema offline não precisa estar conectado à internet para funcionar. Já o sistema online é dependente dela.

Entretanto, caso a escola prefira utilizar um sistema offline, será necessário instalar um programa (software) em cada um dos computadores onde serão feitas as operações. Ou seja, se a escola possui três computadores destinados ao uso do sistema, o software precisará ser instalado nas três máquinas. O sistema offline é vantajoso para locais sem internet ou com conexões falhas, e pode ser mais confiável por não depender de um servidor externo. Diferentemente, um sistema online não precisa ser instalado. Ele pode ser acessado por qualquer computador conectado à internet. Tal acesso é tão simples quanto entrar em um site qualquer.

Também é possível acessar o sistema online em smartphones e tablets, caso ele seja desenvolvido adequadamente. Dessa forma, caso seja vontade da escola, os pais e alunos podem ter um acesso mais fácil às informações, aumentando a transparência da sua instituição de ensino.

  • Atualização

Além disso, a flexibilidade também é um fator de divergência. Os sistemas offline (softwares), não são facilmente atualizáveis. Caso seja necessária alguma modificação ou atualização no programa, ela terá que ser instalada manualmente em cada computador. Já o sistema online, por estar conectado à rede, recebe modificações e atualizações automaticamente por meio da internet, sem trabalho adicional algum.

  • Armazenamento de dados

Por último, o armazenamento de dados é um ponto muito importante para se levar em consideração na hora de escolher qual tipo de sistema será implementado na escola. Em um programa online, todas as informações são guardadas na nuvem. Ou seja, elas estão salvas e seguras, simplesmente por estarem conectadas à internet. Já um sistema offline armazena suas informações no próprio computador onde ele está instalado, de modo que se houver um problema na máquina, dados importantes podem ser perdidos.

Conclusão:

Neste artigo, apresentamos diversos pontos essenciais para o entendimento dos sistemas de gestão escolar. Agora você já sabe o que são, o que eles podem fazer, seus benefícios, vantagens e tipos.

Apesar de ter uma visão geral a respeito dessa ferramenta, é importante estar ciente que cada caso é um caso. Não há regras para a implementação do sistema.

O que aconselhamos é: analise bem a situação da sua escola, mapeie suas necessidades e tente selecionar os principais procedimentos que você gostaria que fossem mais fáceis de serem realizados. É muito provável que um sistema de gestão escolar possa te ajudar.

Caso você acredite que essa ferramenta possa ser a solução para sua escola, sugiro que você bata um papo, sem compromisso, com um dos nossos consultores. O próximo passo em direção ao sucesso da sua instituição pode começar aqui.

André Pinto
Consultor de vendas