“Todos nós sabemos a importância da organização em qualquer negócio atualmente. Ela é um fator importantíssimo para o sucesso e, de fato não pode faltar em lugar nenhum. Nas instituições de ensino não poderia ser diferente. Assim como em qualquer negócio, uma gestão ordenada e bem estruturada é fundamental para o desenvolvimento da sua escola”

Se você está se perguntando como é possível maximizar a organização e a estabilidade na sua instituição de ensino, você está no lugar certo. Neste artigo vamos falar tudo que você precisa saber sobre o melhor instrumento para alcançar o que você procura: o sistema de gestão escolar.

 

O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar é um programa cujo objetivo é organizar, desburocratizar e digitalizar os procedimentos de uma escola. Acessível, principalmente em computadores, mas adaptável para smartphones e tablets, essa ferramenta é capaz de controlar e integrar todos os setores de atuação de uma escola.

Desse modo, a gestão da instituição de ensino se torna muito mais eficiente e segura. Tanto que informações que inicialmente seriam guardadas em papéis sem fim e de difícil acesso serão armazenadas digitalmente, para que sejam facilmente acessadas e analisadas.

Agora que você já tem uma ideia do que é um sistema de gestão escolar, você deve estar imaginando de que forma ele pode ser utilizado. E é exatamente isso que vamos te mostrar agora.

Quais as aplicações para sistemas de gestão nas escolas?

Como já foi dito anteriormente, o sistema de gestão pode controlar todos os processos de uma escola. Isso inclui o setor contábil, financeiro, pedagógico e acadêmico.

Dentre as suas aplicações mais comuns, estão:

  • Controle de matrícula e de informações pessoais dos alunos e responsáveis;
  • Lançamento de notas;
  • Acompanhamento de desempenho de alunos;
  • Controle de frequência;
  • Emissão de boletos bancários;
  • Controle de inadimplência;
  • Emissão de boletins;
  • Controle do fluxo de caixa;
  • Geração de relatórios e gráficos periódicos.

Esses são algumas funcionalidades que o sistema pode possuir, mas não são obrigatórias. Dessa forma, o ideal é que sejam nalisadas as necessidades de cada escola e que o sistema seja personalizado de acordo com elas, de forma que ele supra com suas demandas.

Os benefícios de ter um sistema de gestão nas escolas:

O sistema de gestão escolar é, com toda certeza, um diferencial para sua escola. O produto em si já faz a instituição de ensino ser um destaque quando comparada a outras do mesmo setor. No entando, os resultados, o crescimento e a economia que ele proporciona são os maiores benefícios, visto que o próprio sistema impulsiona todo o potencial que sua escola possui e retira vários obstáculos que podem ficar no caminho de seu desenvolvimento.

Preparamos uma lista para ficar bem claro para você:

  • Aumento na captação de alunos e na posterior fidelização dos pais;
  • Gestão e controle financeiro excelentes;
  • Maximização da produtividade e satisfação da equipe acadêmica;
  • Redução das taxas de inadimplência;
  • Aumento da autoridade, transparência e confiabilidade da escola frente ao mercado;
  • Facilitação da análise de informações e resultados, acompanhada da melhoria na tomada de decisões;
  • Atualização tecnológica da escola, adequando-a às tendências atuais e preparando-a para o futuro;
  • Garantia do foco no cliente, não mais em atividades operacionais exaustivas e demoradas.

Sim, a lista é longa, mas não para por aí! Ela pode se estender mais e mais, dependendo das funcionalidades que se deseja implementar no sistema, e tudo isso em um espaço só. Assim, não há dúvidas sobre o motivo que levou essa ferramenta a ser uma grande tecnologia, alvo de enormes investimentos em todo o mundo, atualmente.

 

Qual sistema escolher, sistema de gestão hospedado na núvem ou no computador?

Já mostramos o que é um sistema de gestão escolar, suas aplicações e seus benefícios de maneira geral. No entanto, é importante destacar a diferença entre as duas formas que essa ferramenta pode apresentar: online e offline.

Adianto que para saber qual é o melhor para a sua escola deve-se analisar qual faz mais sentido para a sua situação. Para isso, estamos aqui para esclarecer o que os diferencia e para ajudar na sua escolha. Além de explicar o título desta seção do artigo, claro.

 

Usabilidade e acesso dos sistemas online e offline:

A primeira diferença, e a mais evidente, é que o sistema offline não precisa estar conectado à internet para funcionar. Já o sistema online é dependente dela.

Entretanto, caso a escola prefira utilizar um sistema offline, será necessário instalar um programa (software) em cada um dos computadores on serão feitas as operações. Ou seja, se a escola possui três computadores destinados ao uso do sistema, o software precisará ser instalado nas trtês máquinas. Por outro lado, o sistema offline é vantajoso para locais sem internet ou com conexões ruins, e – ainda – pode ser mais confiável por não depender de um servidor externo.

Já um sistema de gestão escolar online não precisa ser instalado em cada uma das máquinas da instituição. Assim, o sistema pode ser acessado por qualquer computador conectado à internet, sendo um ponto positivo para a versão online do sistema, visto que o seu acesso é mais simples quando comparado à versão offline.

Além disso, é possível acessar o sistema em smartphones e tablets. Dessa forma, caso seja a vontade da instituição, os pais e alunos podem ter um acesso facilitado às informações escolares, o que aumenta a transparência da instituição ded ensino.

 

Atualizações dos sistemas:

Além disso, a flexibilidade também é um fator de divergência. Os sistemas offline (softwares), não são facilmente atualizáveis. Caso seja necessária alguma modicação ou atualização no programa, ela terá que ser instalada manualmente em cada computador. Já o sistema online pode receber as modificações e ser atualizado automaticamente.

 

Armazenamento de dados pelo sistema de gestão:

Por último, o armazenamento de dados é um ponto muito importante para se levar em consideração na hora de escolher o tipo de sistema será implementado na escola. Dessa forma, um programa online tem todas as suas informações guardadas na nuvem. Já um sistema offline armazena suas informações no proprio computador onde ele está instalado, de modo que se houver um problema na máquina os dados podem ser perdidos.

 

Conclusão:

Neste artigo, apresentamos diversos pontos essenciais para o entendimento dos sistemas de gestão escolar. Agora você já sabe o que são, o que eles podem fazer, seus benefícios, vantagens e tipos. Apesar de ter uma visão geral a respeito dessa ferramenta, é importante estar ciente que cada caso é um caso. Assim, não há regras pra a implementação do sistema.

O que aconselhamos é a análise dos objetivos e da infraestrutura da instituição escolar. Vale ainda mapear as necessidades e os principais processos que a instituição gostaria que fossem facilitados. Com isso, é muito provável que um sistema de gestão escolar possa ajudar.

Caso você acredite que essa ferramenta possa ser a solução para sua escola, sugiro que você entre em contato, sem compromisso, com um dos nossos consultores. Para isso, clique aqui para receber nosso atendimento, temos uma pessoa especial pronta para te atender.